Điều 4 của ISO 9001: 2015, Bối cảnh của tổ chức đòi hỏi tổ chức phải đánh giá bản thân và bối cảnh của mình. Điều này có nghĩa là bạn cần xác định các ảnh hưởng của các yếu tố biến động trong tổ chức và chúng ảnh hưởng đến QMS thế nào, văn hoá, mục tiêu và mục đích của công ty, sự phức tạp của sản phẩm, quy trình và thông tin, quy mô tổ chức, thị trường, khách hàng … .Nó cũng là một phương tiện để phát hiện những rủi ro và cơ hội liên quan đến bối cảnh kinh doanh.

Bắt đầu từ đâu?

Mặc dù tiêu chuẩn không quy định phương pháp để xác định bối cảnh của tổ chức, có một số bước hợp lý và các mốc quan trọng.

Trước tiên, bạn cần xác định những yêu cầu mới đã được đáp ứng trong tài liệu hiện có của bạn, bởi vì một số yêu cầu liên quan đến Sổ Tay Chất lượng trong ISO 9001: 2008 bây giờ được chuyển thành điều khoản mới này (để biết thêm thông tin, hãy đọc Sổ tay Chất lượng mới theo ISO 9001: 2015).

Nếu bạn đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008, có lẽ bạn đã xác định được phạm vi của QMS trong Sổ tay chất lượng và trình tự các quá trình và sự tương tác của chúng, dưới dạng văn bản hoặc sơ đồ khối. Nếu bạn đang thực hiện các tiêu chuẩn từ đầu, bạn cần phải xác định phạm vi của QMS của bạn và xác định các quá trình và tương tác của chúng.

Một khi phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng đã được xác định, cùng với việc loại trừ các điều khoản không áp dụng, và các quá trình và mối quan hệ của chúng được xác định là gì, cần phải thực hiện các bước sau:

Các vấn đề nội bộ và bên ngoài là gì?

Yêu cầu này của mục 4 có vẻ quá chung chung và có nguy cơ quá rộng khi xác định các vấn đề nội bộ và bên ngoài. Để hoàn thành điều khoản này, bạn chỉ nên tập trung vào các vấn đề có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và phân phối sản phẩm và / hoặc chất lượng dịch vụ.

Bối cảnh nội bộ của tổ chức là môi trường mà nó nhằm đạt được các mục tiêu của nó. Bối cảnh nội bộ có thể bao gồm phương pháp quản trị, mối quan hệ hợp đồng với khách hàng và các bên liên quan. Những điều cần được xem xét có liên quan đến văn hoá, niềm tin, giá trị hoặc nguyên tắc bên trong tổ chức, cũng như sự phức tạp của các quá trình và cơ cấu tổ chức.

Để xác định bối cảnh bên ngoài, bạn nên cân nhắc các vấn đề phát sinh từ môi trường xã hội, công nghệ, môi trường, đạo đức, chính trị, pháp lý và kinh tế. Các ví dụ về bối cảnh bên ngoài có thể bao gồm:

• Các quy định của chính phủ và những thay đổi trong luật pháp
• Thay đổi kinh tế trong thị trường của tổ chức
• Sự cạnh tranh của tổ chức
• Sự kiện có thể ảnh hưởng đến hình ảnh công ty
• Thay đổi trong công nghệ

Về cơ bản, tất cả những thông tin này là ở đầu của CEO và các thành viên quản lý khác, nhưng nó không bao giờ được đưa lên giấy; cách tốt nhất để thu thập nó là bằng cách tổ chức nhóm để động não. Hệ thống hóa của tất cả các thông tin này có thể rất có giá trị và minh họa tổ chức của bạn đứng ở đâu.

Chúng ta nên quan tâm đến ý kiến của người khác không?

Nói một cách đơn giản, yêu cầu xác định các bên quan tâm có liên quan nghĩa là công ty bạn cần phải quyết định quan tâm đến ý kiến của bên quan tâm nào.

Các bên quan tâm bao gồm khách hàng trực tiếp, người dùng cuối, nhà cung cấp và đối tác, nhà quản lý và những người khác. Những người khác có thể bao gồm những người trong tổ chức, chủ sở hữu / cổ đông, và ngay cả xã hội. Các bên này thêm giá trị cho tổ chức hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động trong tổ chức. Xác định và đáp ứng nhu cầu của họ là rất quan trọng để thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Phản hồi của họ thực sự có thể giúp bạn xác định những gì có thể được cải thiện trong tổ chức của bạn, và làm thế nào để cải thiện.

Chúng ta hãy viết chúng lên giấy

Một khi tất cả các thông tin này được thu thập, nó phải được ghi lại; tiêu chuẩn là khá rõ ràng về nó. Nhưng nó nên được ghi lại ở đâu? Sự lựa chọn đầu tiên là tạo ra một tài liệu mới, và tài liệu này sẽ là một cái gì đó mà cơ quan chứng nhận sẽ yêu cầu thay vì một Sổ tay Chất lượng trước khi đánh giá. Lựa chọn thứ hai là đưa các yêu cầu mới này vào ổ tay Chất lượng hiện có. Điều này có thể rất thiết thực vì Sổ tay Chất lượng bao gồm một số yêu cầu cũ nên bạn chỉ cần thêm phần này vào các vấn đề nội bộ và bên ngoài, các bên quan tâm. Một ưu điểm khác của cách tiếp cận này là tất cả mọi người đã quen với Sổ tay chất lượng, vì vậy sẽ không có sự thay đổi lớn trong cấu trúc tài liệu; cũng có thể, đánh giá viên chứng nhận có thể yêu cầu theo thói quen.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng

Cần phải có sự xem xét của lãnh đạo định kỳ để theo dõi các vấn đề nội bộ và bên ngoài của tổ chức. Một khi bối cảnh nội bộ được hiểu, người quản lý có thể tiến hành phân tích các yếu tố bên ngoài bằng cách sử dụng các phân tích “PEST” (chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ) và SWOT (mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức) và thực sự được hưởng lợi từ yêu cầu mới này thay vì chỉ chính thức hoàn thành nó.

Bối cảnh của tổ chức dường như là một trong những yêu cầu về “tài liệu và quên nó”, nhưng không nên. Thông tin thu thập thông qua việc xác định bối cảnh có thể rất hữu ích để xác định chỗ cho sự cải tiến. Biết được bối cảnh của tổ chức và ý kiến của các bên quan tâm có thể giúp bạn cải thiện tổ chức của bạn và làm cho nó tốt hơn.