Nắm rõ bố cục trình bày chung của các tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn nước ngoài, tiêu chuẩn quốc gia chính là một trong những cách thức quan trọng nhất giúp tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có thể tìm kiếm, tra cứu và sử dụng một cách hiệu quả nhất một tiêu chuẩn.

Hằng ngày chúng ta có thể sử dụng rất nhiều tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn nước ngoài, tiêu chuẩn quốc gia thuộc mọi lĩnh vực. Tuy nhiên, có thể chúng ta lại ít để ý đến bố cục chung của các tiêu chuẩn này, hay nói một cách khác là các nội dung cơ bản của một tiêu chuẩn.

Cho dù là tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn nước ngoài, tiêu chuẩn quốc gia hay thậm chí là tiêu chuẩn hội/hiệp hội, ngành hay tiêu chuẩn công ty (hay còn được gọi là tiêu chuẩn cơ sở TCCS) thì các tiêu chuẩn này về cơ bản đều có 3 phần chính sau đây:

- Phần thông tin mở đầu

- Phần thông tin cơ bản, gồm 2 nội dung: phần khái quát và phần kỹ thuật

- Phần thông tin bổ sung

Hình dưới đây mô tả khái quát Bố cục điển hình các phần nội dung chính của tiêu chuẩn.

Hình 1: Bố cục điển hình các phần nội dung chính của tiêu chuẩn (tiếng Việt)

Khi tìm kiếm, tra cứu tiêu chuẩn chúng ta cần nắm rõ ý nghĩa của các nội dung trong Phần thông tin mở đầu vì hầu như tất cả các thông tin mà chúng ta cần biết về tiêu chuẩn đều nẳm ở Phần này.

Các cơ quan xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn đều lấy các nội dung ở Phần thông tin mở đầu này làm các trường thông tin dữ liệu để quản lý thống nhất toàn bộ hệ thống tiêu chuẩn của mình.

Chúng ta sẽ tìm hiểu và làm rõ các nội dung thông tin này:

1. Trang bìa (Tite page) của tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn phải có trang bìa

- Biểu tượng của Tổ chức xây dựng và ban hành tiêu chuẩn. Ví dụ: Tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam là TCVN, tiêu chuẩn quốc gia Anh là BSI, tiêu chuẩn quốc gia của Nhật Bản là JIS, tiêu chuẩn Châu Âu là CEN như hình dưới đây.         

  Xem thông tin đầy đủ về Các Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế & quốc gia 

- Dòng tên của tiêu chuẩn.

Ví dụ Tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam là "Tiêu chuẩn quốc gia", tiêu chuẩn quốc gia Anh là "BSI Standards Publication", tiêu chuẩn quốc gia của Nhật Bản là "JAPANESE INDUSTRIAL STANDARD", tiêu chuẩn Châu Âu là "EUROPEAN STANDARD") như hình dưới đây.

- Ký hiệu và số hiệu TCVN:

+ Ký hiệu của tiêu chuẩn. Ví dụ: Tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam là TCVN, tiêu chuẩn quốc gia Anh là BS, tiêu chuẩn quốc gia của Nhật Bản là JIS, tiêu chuẩn Châu Âu là EN;

+ Số hiệu của tiêu chuẩn: bao gồm hai phần: số đăng ký tiêu chuẩn và năm công bố tiêu chuẩn (Chỉ có chữ số), được phân cách bằng dấu hai chấm (:) hoặc dấu gạch ngang (-).

Ví dụ: TCVN 6709:2000; GB/T 8279-2000

Trong đó:

TCVN là ký hiệu của tiêu chuẩn

6709 là số đăng ký tiêu chuẩn

2000 là năm công bố tiêu chuẩn.

Khi tiêu chuẩn có nhiều phần có thể công bố các phần thành các tiêu chuẩn riêng biệt. Khi đó, số hiệu của tiêu chuẩn bao gồm: số đăng ký tiêu chuẩn, số hiệu của phần và năm công bố. Giữa số đăng ký và số hiệu phần cách nhau một dấu gạch ngang (-), giữa số hiệu phần và năm công bố là dấu hai chấm (:) hoặc dấu gạch ngang (-).

Ví dụ: TCVN 5699-1:1998,

 trong đó "-1" là "phần 1 của TCVN 5699" công bố năm 1988.

Nếu trong từng phần lại gồm nhiều phần nhỏ, thì từng phần nhỏ cũng có thể công bố thành một tiêu chuẩn riêng biệt, nhưng số hiệu tiêu chuẩn vẫn lấy theo số hiệu của phần đó.

Ví dụ: TCVN 5699-2-24:1998

           TCVN 5699-2-23:2000

Ký hiệu và số hiệu tiêu chuẩn quốc gia được in trên từng trang tiêu chuẩn.

Dưới đây là các mẫu trình bày trang bìa trước của một số tiêu chuẩn. 

Mẫu bìa Tiêu chuẩn quốc gia của Việt Nam (TCVN)  

Mẫu bìa Tiêu chuẩn quốc gia của Anh (Tiêu chuẩn BS)  

Mẫu bìa Tiêu chuẩn quốc gia của Nhật Bản (Tiêu chuẩn JIS)  

Mẫu bìa Tiêu chuẩn quốc gia của Trung Quốc (Tiêu chuẩn GB)  

- ký hiệu và số hiệu tiêu chuẩn quốc tế hoặc nước ngoài (nếu là tiêu chuẩn hoàn toàn tương đương);

- lần xuất bản;

- lần sửa đổi;

- năm xuất bản.

- tên tiêu chuẩn (ngôn ngữ gốc và tiếng Anh);

Tên tiêu chuẩn nhất thiết phải có.

Tên tiêu chuẩn phải ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu và bảo đảm phân biệt được đối tượng, nội dung của tiêu chuẩn này với đối tượng, nội dung của tiêu chuẩn khác. Không nên đưa vào tên tiêu chuẩn các thông tin chi tiết không cần thiết. Các thông tin cụ thể cần thiết bổ sung cho đối tượng được trình bày trong phần phạm vi áp dụng.

--> Lưu ý: Cần lưu ý đến Tên tiêu chuẩn vì đối tượng tiêu chuẩn cần tìm kiếm và tra cứu thường có trong Tên tiêu chuẩn.

Ví dụ: Động cơ ô tô - Pít tông - Yêu cầu kỹ thuật

Tên tiêu chuẩn về cơ bản có thể gồm không quá ba phần: phần tổng quát, phần đối tượng và phần giới hạn. Cụ thể như sau:

a) Phần tổng quát

+ Phần tổng quá nêu lĩnh vực chung bao hàm đối tượng tiêu chuẩn (có thể dựa vào tên của ban kỹ thuật tiêu chuẩn soạn thảo tiêu chuẩn để đặt tên). Tùy từng trường hợp cụ thể, phần tổng quát có thể có hoặc không có;

+ Phần tổng quát chỉ cần khi thiếu nó thì không xác định được rõ ràng đối tượng.

Ví dụ:

+ Nếu phần đối tượng và phần giới hạn đảm bảo không làm hiểu lầm sang đối tượng, nội dung khác thì không cần phần tổng quát.

Ví dụ:

b) Phần đối tượng

+ Phần đối tượng là phần cơ bản nhất và nêu đối tượng tiêu chuẩn. Phần này bắt buộc phải có;

+ Phần đối tượng bắt buộc phải có trong tên của bất kỳ tiêu chuẩn nào.

--> Lưu ý: Do vậy từ khóa tìm kiếm, tra cứu của người dùng thường liên quan đến "đối tượng" của tiêu chuẩn. Điều này giúp chúng ta có kết quả tìm kiếm, tra cứu tiêu chuân chính xác, cụ thể nhất.

c) Phần giới hạn

+ Phần giới hạn nêu khía cạnh/nội dung đề cập cụ thể của đối tượng tiêu chuẩn hoặc đưa ra các chi tiết phân biệt tiêu chuẩn này với các tiêu chuẩn khác, hoặc các phần khác nhau của cùng một tiêu chuẩn. Phần này có thể có hoặc không có.

+ Nếu phần giới hạn chỉ đề cập đến một vài khía cạnh (nội dung) của đối tượng thì tên tiêu chuẩn phải liệt kê hết theo thứ tự trình bày các khía cạnh (nội dung) đó và giữa chúng là dấu phẩy.

+ Trong trường hợp tiêu chuẩn được chia thành nhiều phần thì phần giới hạn đóng vai trò xác định và phân biệt các phần, còn phần tổng quát (nếu có) và phần đối tượng vẫn như nhau cho mỗi phần.

Ví dụ:

TCVN 6614-1-1:2000, Phương pháp thử nghiệm chung đối với vật liệu cách điện và vỏ bọc của cáp điện - Phần 1: Phương pháp áp dụng chung - Mục 1: Đo chiều dày và kích thước ngoài - Thử nghiệm xác định đặc tính cơ.

TCVN 6614-1-2:2000, Phương pháp thử nghiệm chung đối với vật liệu cách điện và vỏ bọc của cáp điện - Phần 1: Phương pháp áp dụng chung - Mục 2: Phương pháp lão hóa nhiệt.

+ Phần giới hạn chỉ có thể được bỏ đi nếu tiêu chuẩn đề cập đến tất cả các khía cạnh (nội dung) của đối tượng và khẳng định đó là tiêu chuẩn duy nhất của đối tượng đề cập.

Ví dụ:

2. Mục lục (table of contents)

- Mục lục có thể có hoặc không.

- Nội dung này phải có tiêu đề là "Mục lục", liệt kê các điều và có thể liệt kê cả các điều nhỏ có tên, các phụ lục, mục lục tra cứu, thư mục tài liệu tham khảo. Khi liệt kê các phụ lục phải nêu rõ tính hiệu lực của phụ lục trong ngoặc đơn ngay sau tên phụ lục.

Ví dụ:   Phụ lục A (tham khảo) --> Nội dung chỉ mang ý nghĩa thông tin tham khảo

             Phụ lục B (Quy định) --> Nội dung được coi là một phần của nội dung kỹ thuật của tiêu chuẩn, tức là nội dung phải tuân thủ khi áp dụng tiêu chuẩn.

3. Lời nói đầu (Foreword)

- Tiêu chuẩn phải có lời nói đầu.

- Lời nói đầu không quy định các yêu cầu, hình vẽ, bảng.

- Lời nói đầu gồm hai phần: phần thông tin chung và phần thông tin đặc thù.

Phần thông tin chung gồm:

+ Ký hiệu, số hiệu và tên gọi đầy đủ của ban kỹ thuật tiêu chuẩn/tiểu ban kỹ thuật tiêu chuẩn, cơ quan/tổ chức ... biên soạn và tham gia biên soạn tiêu chuẩn;

---> Lưu ý: Thông tin này và có thể dùng thông tin này để tìm kiếm, tra cứu tiêu chuẩn và lọc kết quả tìm kiếm, tra cứu tiêu chuẩn.

+ Tên cơ quan đề nghị công bố tiêu chuẩn;

+ Tên cơ quan công bố tiêu chuẩn.

Phần thông tin đặc thù gồm:

+ Thông tin về thay thế, sửa đổi tiêu chuẩn (nếu có);

--> Lưu ý: Đây là một thông tin thường hay có trong cơ sở dữ liệu của tiêu chuẩn. Thông tin này cũng hay được sử dụng để tìm kiếm, tra cứu tiêu chuẩn và lọc kết quả tìm kiếm, tra cứu các phiên bản (lịch sử) của tiêu chuẩn.

+ Thông tin về việc chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế và nước ngoài (nếu có)

--> Lưu ý: Thông tin này và có thể dùng thông tin này để tìm kiếm, tra cứu tiêu chuẩn và lọc kết quả tìm kiếm, tra cứu một tiêu chuẩn này tương đương hay chấp nhận một tiêu chuẩn nào khác.

+ Thông tin về mối liên quan với các tiêu chuẩn hoặc tài liệu khác.

4. Lời giới thiệu (Introduction)

- Lời giới thiệu có thể có hoặc không.

Nội dung này được sử dụng khi có yêu cầu cung cấp thông tin hoặc bổ sung nội dung kỹ thuật của tiêu chuẩn cũng như lý do cần biên soạn tiêu chuẩn. Trong lời giới thiệu không quy định các yêu cầu.

Lời giới thiệu không nhất thiết phải đánh số. Trừ khi phải đánh số các điều nhỏ, lời giới thiệu sẽ được đánh số 0 và các điều nhỏ được đánh số 0.1, 0.2, v.v... Hình vẽ, bảng, công thức hoặc chú thích cuối trang, nếu có, thông thường được đánh số bắt đầu từ số 1.

5. Phạm vi áp dụng (scope)

+ Phạm vi áp dụng nhất thiết phải có.

+ Phạm vi áp dụng được đặt ở phần đầu tiên của nội dung tiêu chuẩn.

+ Phạm vi áp dụng cần xác định rõ đối tượng tiêu chuẩn, khía cạnh cần đề cập và giới hạn phạm vi áp dụng tiêu chuẩn. Phạm vi áp dụng không quy định các yêu cầu.

+ Đối với tiêu chuẩn có nhiều phần thì phạm vi áp dụng của phần nào phải xác định rõ đối tượng của phần đó.

--> Lưu ý: Do vậy từ khóa tìm kiếm, tra cứu của người dùng thường liên quan đến "đối tượng" của tiêu chuẩn. Điều này giúp chúng ta có kết quả tìm kiếm, tra cứu tiêu chuân chính xác, cụ thể nhất.

6. Tài liệu viện dẫn (Normative references)

a) Khái quát

- Viện dẫn đến các tài liệu khác có thể ghi hoặc không ghi năm công bố.

- Tài liệu viện dẫn nêu danh mục các tài liệu được viện dẫn cần phải được sử dụng đồng thời khi áp dụng tiêu chuẩn.

- Về nguyên tắc, các tài liệu viện dẫn phải là các tài liệu do chính cơ quan công bố tiêu chuẩn công bố. Các tài liệu do các tổ chức khác công bố có thể được sử dụng với điều kiện:

+ Các tài liệu đó phải phổ cập rộng rãi và được cơ quan công bố tiêu chuẩn thừa nhận;

+ Có căn cứ và sẵn có để sử dụng;

Phải chú ý đến việc thay thế, bổ sung tiêu chuẩn nếu có bất kỳ sự thay đổi nào trong tài liệu được viện dẫn.

Có thể viện dẫn tài liệu của các tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO, IEC, CAC, .. cũng như tài liệu khu vực hoặc nước ngoài được thừa nhận trên quy mô rộng rãi, nếu chưa có tiêu chuẩn quốc gia tương ứng.

- Các tài liệu sau không phải là tài liệu viện dẫn:

+ Các tài liệu không được phổ cập rộng rãi;

+ Các tài liệu trích dẫn chỉ chứa nội dung thông tin;

+ Các tài liệu tham khảo được sử dụng trong quá trình soạn thảo tiêu chuẩn.

Các tài liệu này có thể được liệt kê trong "Thư mục tài liệu tham khảo".

--> Lưu ý: Do vậy khi tra cứu, tìm kiếm được 1 tiêu chuẩn cụ thể, chúng ta cần phải tìm hiểu và thu thập thêm danh mục các tiêu chuẩn được liệt kê trong mục "Tài liệu viện dẫn" của tiêu chuẩn này để đảm bảo cho việc áp dụng tiêu chuẩn được thuận lợi, nhanh chóng và đầy đủ nhất.

b) Viện dẫn không ghi năm công bố

Viện dẫn không ghi năm công bố có thể chỉ áp dụng đối với một tài liệu hoàn chỉnh hoặc một phần của tài liệu đó và trong các trường hợp sau đây:

- Nếu có thể sử dụng tất cả các thay đổi sẽ có của tài liệu được viện dẫn đó cho các mục đích của tài liệu cần viện dẫn;

- Chỉ để viện dẫn tham khảo.

Các viện dẫn không ghi năm công bố phải được hiểu là gồm tất cả các bản sửa đổi và thay thế, bổ sung của tài liệu được viện dẫn.

- Sử dụng các mẫu sau:

+ " ... như quy định trong TCVN ISO 9001";

+ " ... xem TCVN ISO 9001".

c) Viện dẫn ghi năm công bố

Các viện dẫn ghi năm công bố là các viện dẫn đến:

- Một bản tài liệu cụ thể được nêu năm công bố; hoặc

- Dự thảo gửi lấy ý kiến hoặc dự thảo cuối cùng được trình bày có dấu gạch ngang "-", sau số hiệu của dự thảo tiêu chuẩn.

Khi các tài liệu được viện dẫn ghi năm công bố có sửa đổi hoặc thay thế, bổ sung thì cũng phải sửa đổi tiêu chuẩn có viện dẫn các tài liệu đó.

- Viện dẫn các điều, bảng và hình cụ thể của tài liệu khác phải ghi năm công bố của tài liệu đó.

- Sử dụng các mẫu sau:

+ " ... tiến hành các thử nghiệm nêu trong TCVN ISO 9001:2015." (viện dẫn ghi năm công bố của tiêu chuẩn đã xuất bản);

+ " ...như quy định trong Bảng 1, TCVN ISO 9001:2015" (viện dẫn ghi năm công bố đến một bảng cụ thể trong tiêu chuẩn khác).

Trên đây Techdoc đã giới thiệu khái quát các nội dung cơ bản nhất của một tiêu chuẩn, cho dù đó là tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn nước ngoài, tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn hội/hiệp hội hay là tiêu chuẩn công ty (hay còn gọi là tiêu chuẩn cơ sở -  TCCS). Việc hiểu được bản chất các nội dung chính này của tiêu chuẩn sẽ giúp người dùng biết cách tìm kiếm, tra cứu và đặt mua tiêu chuẩn đúng với yêu cầu và mục đích sử dụng của mình, giảm được thời gian tìm kiếm, tra cứu, tiết kiệm được chi phí mà vẫn đạt được hiệu quả sử dụng.

Hãy liên hệ với Techdoc để được hỗ trợ thêm:

Công ty TNHH Techdoc Việt Nam

Địa chỉ: Số 6/11/178 Tây Sơn, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội

Tel: +84964648020

Email: info@standard.vn

Vui lòng liên hệ với TechDoc: