Techdoc xin giới thiệu một số thủ thuật, kỹ năng và kiến thúc giúp mọi người có thể tìm kiếm, tra cứu tiêu chuẩn nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất. Các thủ thuật này được Techdoc tổng hợp từ những kiến thức và sự hiểu biết về bố cục trình bày chung của các tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn nước ngoài, tiêu chuẩn quốc gia; cách thức phân loại và quản lý các cơ sở dữ liệu tiêu chuẩn của các cơ quan xây dựng tiêu chuẩn (SDO) trên thế giới cũng như từ kinh nghiệm thực tế nhiều năm của các chuyên gia Techdoc nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có thể tìm kiếm, tra cứu và sử dụng một cách hiệu quả nhất một tiêu chuẩn theo đúng mục đích sử dụng của mình.

Techdoc sẽ hướng dẫn theo trình tự các bước thực hiện. Tuy nhiên, thực tế tùy thuộc vào mục đích sử dụng cũng như những thông tin mà người dùng đã có về tiêu chuẩn thì các bước này có thể không theo trình tự như vậy hoặc có thể rút ngắn lại miễn sao việc tìm kiếm, tra cứu tiêu chuẩn cho kết quả. Sau đây là các bước cụ thể. 

Bước 1: Xác định đối tượng tiêu chuẩn.

Bản chất của bước này là xác định rõ nhu cầu sử dụng tiêu chuẩn (mục đích sử dụng tiêu chuẩn)

Để tra cứu, tìm kiếm được chính xác tiêu chuẩn, bạn phải xác định đúng mục đích sử dụng tiêu chuẩn haydùng tiêu chuẩn để phục vụ cho mục đích, công việc nào. Sau đây là một số mục đích cụ thể:

• Học tập, làm việc, nghiên cứu, xây dựng và triển khai dự án
• Nghiên cứu sản phẩm mới, tìm hiểu thị trường, cơ hội đầu tư
• Khách hàng, đối tác yêu cầu cung cấp kèm theo sản phẩm, dịch vụ
• Kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm, nguyên vật liệu, vật tư của nhà cung cấp; đánh giá lựa chọn nhà cung cấp
• Làm căn cứ xây dựng các chỉ tiêu chất lượng, yêu cầu kỹ thuật, phương pháp thử cho các sản phẩm, dịch vụ của đơn vị
• Căn cứ xây dựng tiêu chuẩn cơ sở/tiêu chuẩn công ty
• Chứng nhận sản phẩm, dịch vụ phù hợp với tiêu chuẩn
• Thử nghiệm, giám định sản phẩm

Bước 2: Truy cập vào địa chỉ website tra cứu, tìm kiếm tiêu chuẩn

Tại Việt Nam có một số website cung cấp dịch vụ tra cứu tiêu chuẩn. Tuy nhiên, cơ sở dữ tiêu chuẩn đầy đủ, cập nhật và dịch vụ hỗ trợ tốt nhất là Techdoc.vn. Khách hàng truy cập vào địa chỉ này tại:

Dưới đây là cửa sổ chính dùng để tra cứu, tìm kiếm tiêu chuẩn.

Bước 3: Tra cứu tiêu chuẩn

1) Trường hợp khách hàng đã biết rõ đối tượng tiêu chuẩn cần tìm kiếm, tra cứu, đặc biệt là đã biết rõ số hiệu tiêu chuẩn thì sẽ dùng chính số hiệu tiêu chuẩn để tìm kiếm, tra cứu.

Ví dụ: Khách hàng tìm tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

- Tại công cụ tìm kiếm thông minh như hình dưới đây, khách hàng gõ đầy đủ số hiệu tiêu chuẩn vào ô tìm kiếm này và bấm nút Search. 

Với cách tìm kiếm này sẽ cho ra nhiều kết quả: cả tiêu chuẩn cần tìm và các tiêu chuẩn liên quan. Chú ý kết quả sẽ hiện thị rất nhiều tiêu chuẩn quốc gia của các nước do ISO 9001: 2015 là tiêu chuẩn quốc tế phổ biến, được nhiều quốc gia chấp nhận thành thành tiêu chuẩn quốc gia. Do đó cách tìm kiếm này cho kết quả rộng hơn mục đích tìm kiếm của khách hàng.

- Có một cách tìm kiếm khác, giúp khách hàng có thể lọc kết quả tìm kiếm chính xác hơn. Vào chức năng "Tìm kiếm nâng cao"

Khách hàng nhập số hiệu ISO 9001:2015 vào ô tìm kiếm "Số hiệu tiêu chuẩn", số lượng các kết quả sẽ ít hơn trước. Lúc này ta có thể sử dụng các ô trường thông tin khác để tiếp tục lọc dữ liệu. Ví dụ các trường: hệ thống tiêu chuẩn (cơ quan ban hành tiêu chuẩn), mã phân loại tiêu chuẩn, tên tiêu chuẩn, năm phát hành, trạng thái, tiêu chuẩn tương được.

- Lưu ý: Nếu nhập số hiệu đầy đủ cả số tiêu chuẩn và năm ban hành thì kết quả sẽ chỉ hiện thị phiên bản của năm đó.

Nếu chỉ nhập số tiêu chuẩn mà không có năm ban hành thì kết quả sẽ hiện thị tất cả các phiên bản hiện có của tiêu chuẩn này

2) Tìm kiếm, tra cứu theo cơ quan ban hành tiêu chuẩn

Đây là cách tìm kiếm rộng, do vậy khi tìm theo cách này chúng ta phải hiểu được  cấp độ tiêu chuẩn (xem chi tiết: Phân biệt các cấp độ tiêu chuẩn). Cụ thể là:

- Tiêu chuẩn cấp quốc tế thì chỉ có tiêu chuẩn ISO ban hành tiêu chuẩn trong tất cả các lĩnh vực

- Tiêu chuẩn cấp khu vực thì chỉ có tiêu chuẩn Châu Âu EN ban hành tiêu chuẩn trong tất cả các lĩnh vực.

- Tiêu chuẩn cấp hiệp hội, hội: thì mỗi hiệp hội, hội sẽ ban hành một loại tiêu chuẩn trong ngành nghề, lĩnh vực của tổ chức đó, do vậy khách hàng cần lựa chọn đúng loại tiêu chuẩn để tìm kiếm.

Xem chi chi tiết giới thiệu các cơ quan xây dựng tiêu chuẩn.

Chú ý:

1) Khi lựa chọn các cơ quan ban hành tiêu chuẩn, ta có thể nhập ký hiệu của cơ quan muốn tìm có tác dụng như một phím tắt gợi ý tên đầy đủ của cơ quan ban hành tiêu chuẩn mà khách hàng muốn tìm kiếm.

Ví dụ: ISO là từ viết tắt của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế, CAN là từ viết tắt của Cơ quan tiêu chuẩn quốc gia Ca-na-đa, BSI cơ quan ban hành tiêu chuẩn của Anh Quốc...

2) Nếu chỉ sử dụng trường thông tin này để tìm kiếm thì Techdoc.vn sẽ hiện thị toàn bộ tiêu chuẩn hiện có của cơ quan ban hành tiêu chuẩn này, bao gồm cả tiêu chuẩn đã hết hiệu lực (hủy bỏ).

Do đó cần dùng thêm các trường khác để tiếp tục lọc kết quả tìm kiếm.

3) Tìm kiếm, tra cứu theo Mã phân loại Tiêu chuẩn quốc tế ICS

- Trước tiên khách hàng cần hiểu rõ Mã phân loại Tiêu chuẩn quốc tế ICS theo các địa chỉ sau đây:

• Mã phân loại tiêu chuẩn quốc tế ICS và Từ khóa
• Danh sách các tổ chức xây dựng tiêu chuẩn sắp xếp theo ICS
• Mã ICS sắp xếp theo Danh sách các tổ chức xây dựng tiêu chuẩn
• Mã phân loại tiêu chuẩn quốc tế ICS giúp tối ưu việc tra cứu, tìm kiếm và quản lý tiêu chuẩn
• Xem chi tiết Danh mục Mã phân loại tiêu chuẩn quốc tế ICS.

- Ngoài ra khách hàng cũng nên tìm hiểu thêm các từ khóa gắn với Mã phân loại Tiêu chuẩn quốc tế ICS để có thể sử dụng từ khóa để tìm kiếm.

- Tìm kiếm theo ICS là cách tìm kiếm, tra cứu tiêu chuẩn rất hiệu quả và chính xác đối với các tiêu chuẩn quốc tế, khu vực và quốc gia.

Còn tiêu chuẩn hiệp hội, hội không nên tìm kiếm theo cách này thì thực tế tiêu chuẩn hiệp hội, hội không được sắp xếp theo ICS vì mỗi loại tiêu chuẩn chỉ ứng với một hoặc một vài mã ICS.

Ví dụ: Mã ICS 13.060 "Chất lượng nước (Water quality)" liên quan đến:

• ASABE American Society of Agricultural and Biological Engineers
• ASTM ASTM International
• AWWA American Water Works Association
• NSF NSF International

4) Tìm kiếm, tra cứu theo Tên tiêu chuẩn

- Đây là cách tìm kiếm rộng .

- Tên tiêu chuẩn chứa thông tin về lĩnh vực, đối tượng tiêu chuẩn. Do vậy tìm kiếm, tra cứu tiêu chuẩn theo trường thông tin này cũng rất hiệu quả. Có thể coi cách tìm kiếm này là tìm kiếm, tra cứu theo từ khóa.

Ví dụ: Hầu như tất cả tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý (management system) đều có tên tiêu chuẩn có cụm từ "Hệ thống quản lý (management system)".

Hay khi tìm kiếm, tra cứu các tiêu chuẩn về "Chất lượng nước (Water quality)" ta dùng chính cụm từ này để nhập vào ô "Tên tiêu chuẩn" để thực hiện tìm kiếm.

Tóm lại, nếu cần tìm đối tượng tiêu chuẩn nào thì khách hàng xác định tên tiếng Anh của đối tượng tiêu chuẩn này và dùng nó làm từ khóa tìm kiếm.

Chú ý: Chỉ khi tìm kiếm, tra cứu Tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam (TCVN) thì ta có thể sử dụng tiếng Việt và/hoặc tiếng Anh. Còn khi tìm kiếm, tra cứu Tiêu chuẩn quốc tế, khu vực hoặc tiêu chuẩn quốc gia khác thì phải sử dụng tiếng Anh.

- Tên tiêu chuẩn cũng cho phép ta phân biệt các loại hình tiêu chuẩn (xem chi tiết: Phân loại tiêu chuẩn) như:

• Tiêu chuẩn cơ bản quy:
• Tiêu chuẩn thuật ngữ:
• Tiêu chuẩn yêu cầu kỹ thuật:
• Tiêu chuẩn phương pháp thử:
• Tiêu chuẩn ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản

Ví dụ:

TCVN 4461:1987 Ô tô khách. Yêu cầu kỹ thuật

TCVN 6546:1999 Chỉ khâu phẫu thuật không tiêu. Yêu cầu kỹ thuật

TCVN 4944:1989 Dẫn động thủy lực. Phương pháp thử chung

TCVN 1773-15:1999 Máy kéo dùng trong nông - lâm nghiệp. Phương pháp thử. Phần 15. Xác định tính năng phanh

Do vậy ta có thể dùng tên của loại hình tiêu chuẩn làm từ khóa tìm kiếm. Ví dụ: muốn tìm tiêu chuẩn về phương pháp thử ta dùng từ "Test method" làm từ khóa, tìm tiêu chuẩn về yêu cầu kỹ thuật ta dùng từ "Technical requirements" làm từ khóa. Tức là phải dùng tiếng Anh.

5) Tìm kiếm, tra cứu theo Tiêu chuẩn tương đương

- Sử dụng cách này trong trường hợp ta muốn xác định một tiêu chuẩn nào đó có một hay nhiều tiêu chuẩn khác tương đương (tương đương về nội dung ký thuật) hay không.

Ví dụ: Ta có thể xem có tiêu chuẩn quốc gia nào tương đương với Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001 hay không.

Ta nhập ISO 9001 vào ô "Tiêu chuẩn tương đương" và bấm nút "Search".

Ta thấy có 122 kết quả tìm kiếm, nghĩa là có rất nhiều tiêu chuẩn tương đương hoặc liên quan đến tiêu chuẩn ISO 9001, bao gồm tất cả các phiên bản. 

6) Tìm kiếm, tra cứu các phiên bản đã có của Tiêu chuẩn (hay thông tin về việc soát xét, hủy bỏ tiêu chuẩn).

Cách 1: Tìm kiếm, tra cứu tất cả các phiên bản của tiêu chuẩn

- Tìm kiếm, tra cứu tất cả các phiên bản của tiêu chuẩn bằng việc sử dụng trường thông tin: hệ thống tiêu chuẩn, số hiệu tiêu chuẩn, tên tiêu chuẩn như mô tả ở trên.

- Sau đó xem chi tiết các tiêu chuẩn và thông tin liên quan.

Cách 2: Sử dụng 2 trường thông tin "Thay thế cho" và "Thay thế bằng"

7) Tìm kiếm, tra cứu trạng thái Hiệu lực của Tiêu chuẩn.

- Ta sử dụng trường thông tin "Trạng thái".

- Tại mục này có 2 lựa chọn: Có hiệu lực và Hết hiệu lực.

- Trường thông tin này rất quan trọng của tiêu chuẩn và hay được dùng để lọc dữ liệu.

Lưu ý: Một tiêu chuẩn có thể có rất nhiều phiên bản nhưng chỉ có 1 phiên bản gần nhất là có hiệu lực, còn các phiên bản khác là Hết hiệu lực.

8) Tìm kiếm, tra cứu năm công bố của Tiêu chuẩn.

- Ta sử dụng trường thông tin "Năm phát hành".

- Trường thông tin này rất quan trọng của tiêu chuẩn và hay được dùng để lọc dữ liệu.

Hãy liên hệ với Techdoc để được hỗ trợ thêm:

Công ty TNHH Techdoc Việt Nam

Địa chỉ: Số 6/11/178 Tây Sơn, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội

Tel: +84964648020

Email: info@standard.vn